رعایت مقررات و نامه‌های نهادهای نظارتی

این نامه چه نوع نامه‌ای است؟

نهادهای نظارتی بیشتر از آنچه صاحبان کسب‌وکار انتظار دارند به کسب‌وکارهای کوچک نامه می‌دهند. بازرس Fair Work مدارک حقوق کارکنان را می‌خواهد، SafeWork NSW پس از بازدید اخطاریهٔ اصلاح صادر می‌کند، NSW Fair Trading شکایت مشتری را می‌فرستد، یا شهرداری دستوری دربارهٔ محل کسب صادر می‌کند. برخی از این نامه‌ها اخطاریهٔ رسمی‌اند که اثر قانونی و مهلت مشخص دارند، و برخی فقط از شما می‌خواهند توضیح بدهید. این تفاوت مهم است و همیشه از ظاهر نامه معلوم نیست.

دفتر اخطاریه را می‌خواند، توضیح می‌دهد چه چیزی از شما خواسته شده و پاسخ را می‌نویسد. اگر چیزی اشتباه بوده، پاسخ می‌گوید چه چیزی درست شده. سپس دفتر کمک می‌کند علت مشکل برطرف شود تا احتمال تکرارش کمتر شود.

کار رعایت مقررات می‌تواند پیش از آنکه نهادی چیزی بپرسد هم شروع شود. پرداخت حقوق و طبقه‌بندی Award (حداقل مزد و شرایط کار در هر صنعت یا شغل)، سوابق کارکنان، رویه‌های ایمنی، قانون مصرف‌کننده در شرایط قرارداد و تبلیغات شما، و حریم خصوصی حوزه‌هایی است که نهادهای نظارتی بیشتر از همه دربارهٔ کسب‌وکارهای کوچک مطرح می‌کنند.

نهادهایی که بیشتر به کسب‌وکارهای کوچک نامه می‌دهند

• Fair Work Ombudsman (نهاد ناظر بر اجرای قانون کار): بازرسان آن ممکن است اخطاریهٔ ارائهٔ مدارک بفرستند، که باید دست‌کم ۱۴ روز مهلت بدهد، یا اگر دلیل معقولی داشته باشند که کارفرما حداقل‌های قانونی استخدام، Award، پیمان دسته‌جمعی کار یا برخی اسناد و دستورهای دیگرِ مبتنی بر Fair Work Act را نقض کرده، مثلاً مزد کمتری پرداخته، اخطاریهٔ رفع تخلف (compliance notice) صادر کنند.
• SafeWork NSW (ایمنی کار): پس از بازدید ممکن است اخطاریهٔ اصلاح (improvement notice) صادر کند که مشخص می‌کند چه چیزی تا چه تاریخی باید درست شود.
• NSW Fair Trading: شکایت مشتریان، پروانه‌ها و رعایت قانون مصرف‌کننده.
• Australian Competition and Consumer Commission، یا ACCC (کمیسیون رقابت و مصرف‌کنندهٔ استرالیا): دربارهٔ تبلیغات، قیمت‌گذاری و شرایط قرارداد. اجرا نکردن اخطاریهٔ الزامی ACCC برای ارائهٔ اطلاعات یا مدارک جرم است.
• Office of the Australian Information Commissioner، یا OAIC (دفتر کمیسر اطلاعات استرالیا): شکایت‌ها و پرسش‌های مربوط به حریم خصوصی.
• شهرداری (council): دستورها و اخطاریه‌ها دربارهٔ ساختمان، کاربری محل یا بهداشت.
• ATO (ادارهٔ مالیات استرالیا): نامه‌ها و حسابرسی‌ها. کار مالیاتی با حسابدار شماست و دفتر بخش حقوقی را کنار او انجام می‌دهد.

کار ما

• اخطاریهٔ ارائهٔ مدارک و اخطاریهٔ رفع تخلف بازرسان Fair Work (انگلیسی)
• اخطاریهٔ اصلاح SafeWork NSW و بازبینی داخلی آن
• نامه‌ها، شکایت‌ها و اخطاریه‌های NSW Fair Trading
• اخطاریه‌ها و پرسش‌های ACCC
• شکایت‌ها و پرسش‌های OAIC دربارهٔ حریم خصوصی (انگلیسی)
• دستورها و اخطاریه‌های شهرداری
• نامه‌ها و حسابرسی‌های ATO، همراه حسابدار شما
• نهادهای صدور پروانه و نهادهای ناظر هر صنعت
• آمادگی برای حسابرسی و بررسی سوابق
• بررسی رعایت مقررات پیش از آنکه نهادی بپرسد
• رویه‌ها، دفترهای ثبت و نگهداری سوابق

اشتباه‌هایی که در کسب‌وکارهای کوچک زیاد دیده می‌شود

• پرداخت مبلغی ثابت که کمتر از مزد و مزایای Award است. توافق با کارمند نمی‌تواند پرداختی کمتر از Award را جایز کند.
• ندادن فیش حقوقی. کارفرما باید ظرف یک روز کاری پس از هر پرداخت، فیش حقوقی بدهد.
• نگه نداشتن سوابق کارکنان. کارفرما باید سوابقی را که آیین‌نامه برای هر کارمند تعیین کرده، تهیه کند و ۷ سال نگه دارد.
• قلمداد کردن کارمند به‌عنوان پیمانکار مستقل (پیمانکاری صوری)، وقتی رابطه در واقع استخدامی است. قانون این کار را ممنوع کرده است.
• ندادن برگهٔ اطلاعات Fair Work (Fair Work Information Statement) به کارمند تازه، پیش از شروع کار یا هرچه زودتر پس از آن، که قانون لازم می‌داند.
• نداشتن قرارداد کار کتبی با ساعت کار و نرخ‌های روشن. قانون همیشه قرارداد کتبی را لازم نمی‌داند، اما بهتر است همیشه داشته باشید.
• پرداخت عمدی کمتر از مزد قانونی. این کار اکنون می‌تواند جرم باشد.

اگر نامه رسید، چه بکنید و چه نکنید

• تاریخ رسیدن نامه را یادداشت کنید و مهلت آن را پیدا کنید.
• نامه را نادیده نگیرید و پاسخ را با عجله و از روی خشم ننویسید.
• پیش از هر پاسخی، اخطاریه را برای دفتر بفرستید تا حق‌الوکالهٔ کار به شما اعلام شود. مهلت در هر حال می‌گذرد و دفتر فقط پس از امضای قرارداد حق‌الوکاله می‌تواند اقدام کند.
• مدارک را از بین نبرید و تغییر ندهید.
• اگر بازرس به محل آمده، با احترام همکاری کنید و فقط آنچه را خواسته شده، بدهید.